Membuat Master General Ledger (GL) Menggunakan Impor Via Excel / Import Master GL dan Setting Kategori GL

Step 1 : Navigasi ke Daftar GL

Navigasi melalui sidebar, pilih General Ledger > Akun GL

Untuk mendapatkan format excelnya maka perlu klik Import Akun GL yang ada di pojok kanan atas

Step 2 : Klik tombol Buat

Step 3 : Setelah klik tombol Buat maka akan otomatis ter download format excel yang ada di pojok kiri bawah

Bentuk excel nya setelah dibuka adalah seperti dibawah ini

Sangat penting sekali untuk membaca dan memahami aturan dan arahan yang sudah tertulis di dalam excel tsb cara-cara untuk inputnya. Untuk mengedit excel perlu untuk klik kotak di kanan atas yang bertuliskan Enabled Editing.

Step 4 : Isi format excel sesuai dengan akun GL yang sudah disiapkan

Kode GL : kolom ini diisi dengan angka yang urut (kode GL) , maksimal karakter yang disediakan di kolom ini adalah 15 karakter.
Nama GL : nama GL ini diisi dengan nama akun GL yang sudah disiapkan, karakternya tidak terbatas
Kategori : kategori ini diisi dengan huruf A - H dimana huruf tsb punya kategori sebagai berikut:
A - Aktiva (NERACA)
B - Hutang (NERACA)
C - Modal (NERACA)
D - Penjualan (LABA RUGI)
E - Harga Pokok Penjualan (LABA RUGI)
F - Biaya (LABA RUGI)
G - Pendapatan Lain-Lain (LABA RUGI)
H - Biaya Lain-Lain (LABA RUGI)
TypeRek : tipe rek ini digunakan untuk membedakan apakah akun GL nya transaksi, penotalan, atau judul. Untuk judul, diisi 01, untuk akun transaksi maka diisi angka 02, dan akun penotalan dapat diisi 03,04,05,...,19 dimana 03 akan menotalkan akun 02, 04 akan menotalkan akun 03, dan seterusnya. (Artinya GL MASERP dapat dibuat sampai 19 level).
Kolom : isi dengan angka 1 semuanya
Kode Master : J untuk judul, S untuk transaksi, dan M untuk penotalan

Step 5 : Delete GL Default bawaan

Karena Anda ingin melakukan import GL, maka hapus terlebih dahulu Chart of Account default yang sudah MASERP buatkan di perusahaan Anda.

Jika sudah klik Delete GL in Database maka akan muncul notifikasi di atas kanan tulisan success berwarna hijau kotak, itu artinya GL sebelumnya yang ada di program sudah terhapus.

Jika step ini sudah selesai maka selanjutnya adalah import excel GL.

Step 6 : Import Excel GL

Saat klik Choose File maka akan muncul window folder tempat kita simpan excel sebelumnya. Pilih dan klik nama file nya , kemudian tampilannya akan seperti gambar diatas dan kalau sudah seperti itu maka siap untuk diunggah dengan klik Unggah File

Step 7 : Selesai

Step 8 : Setting kategori GL

Untuk setting kategori GL hanya perlu mengikuti kode kategori, jika masuk Aktiva maka yang dipilih hanya kode akun A saja sesuai yang disetting diawal format excel tadi.

Kode awal : disamakan dengan angka kode yang sudah ditentukan oleh kolom kirinya, jika minta aktiva maka setting yang hanya bertipe aktiva (A) saja dengan nomor paling awal aktiva dengan cara klik tombol ubah
Kode akhir : demikian juga dengan kode akhir disamakan dengan kode aktiva (A) yang nomornya paling akhir

demikian seterusnya diisi sesuai dengan mengikuti kode GL paling kiri.

Tujuan dari pengisian kode kategori GL ini adalah untuk menampilkan laporan Neraca dan Laba Rugi. Jika penginputan kode kategori GL ini sudah benar maka laporan Neraca dan Laba Rugi nya akan muncul

Note : kode kategori ini harus semuanya terisi , jangan sampai ada yang kosong. Itu ada yang kosong baris produksi karena program yang saya setting tidak memakai produksi (manufakturing)