Step 1. Setting Approval Sales Order
User Security >> Hak Approval >> Add
Step 2. Setting Modul Dan User
Tipe Dokumen : Pilih modul yang akan disetting approval
Grand Total : Jika diceklist maka Grand Total di SO akan mengalami approval setiap kali klik save di transaksi SO
Over Credit Limit : Jika diceklist maka Over Credit Limit / Batas Kredit Customer akan mengalami approval setiap kali melakukan transaksi. Setting Batas Kredit Customer ini ada di master customer.
Invoice Over Due : Jika diceklist maka invoice yang sudah jatuh tempo akan mengalami approval
Price Under Cost of Goods Sold : Jika diceklist maka harga jual yang ada di SO yang nominalnya dibawah HPP akan mengalami approval
Aktifkan Approval : Jika menonaktifkan approval SO maka tinggal di uncek saja
Batas Nominal : Batas nominal yang ditentukan disini tergantung di level paling atas (dalam kasus ini adalah level 2). Jika levelnya sampai 3 maka di level 3 perlu diketik nominal 999.999.999. Artinya jika ada transaksi 1M maka tidak akan mengalami approval. Sebaliknya jika ada transaksi dibawah 1M maka akan mengalami approval SO.
Approver : Melibatkan user yang akan disetting untuk melakukan approved transksi SO . Level paling atas adalah yang menentukan SO itu lolos approved atau tidak. Jika Level paling atas (contoh level 2 ) sudah approved maka transaksi SO tsb bisa diproses ke tahap lebih lanjut .
Tambah Level Baru : Jika mau menambahkan user lagi ke level berikutnya wajib untuk klik Tambah Level Baru.
Jika sudah semua tersetting jangan lupa untuk SAVE master approval SO nya dengan klik SIMPAN
Step 3. Transaksi SO
Gambar diatas adalah contoh transaksi SO sesudah dibuat oleh user yang tidak ada di dalam list approver yang sudah ditentukan di master approval SO.
Transaksi SO nya akan berstatus Pending. Status Pending akan berubah menjadi Approved jika sudah diapproved sama user level 2, dalam kasus ini adalah user administrator.
Step 4. Notifikasi Approval
Jika transaksi sudah di save maka di user approver akan muncul notifikasi nomor SO yang butuh diapproved. Letak notifikasinya ada di kanan atas warna biru. Jika mau approved transaksi SO tsb maka perlu klik dan pilih approved seperti gambar dibawah ini
Setelah klik approved maka transaksi SO tsb akan naik ke user berikutnya (level 2) untuk minta approved lagi. Jika level approver nya ada 5 level maka akan melewati level berikutnya sampai level paling atas supaya transaksi SO nya dapat diproses lebih lanjut ke SJ.
Di daftar approval akan kelihatan transaksi yang sudah diapproved dan pending.
Daftar approval ini hanya muncul di user yang ada dalam daftar approver saja. Untuk memunculkan daftar approval ini adalah dengan klik notifikasi yang muncul di bagian atas berwarna biru
Step 5. Memonitor Daftar Approval
Dalam daftar approval kelihatan juga user yang belum melakukan approved. Dari situ ketahuan nomor transaksi SO mana saja yang masih berstatus Pending dan sedang menunggu approved dari user yang bersangkutan.
Step 6. SO sudah approved
Jika transaksi SO sudah ter approved oleh level paling akhir maka transaksi tsb secara otomatis berganti status menjadi Approved, dan transaksi SO bisa dilanjut ke proses selanjutnya yakni SJ