Selain input manual, AqtiveHR menyediakan fitur upload by Excel untuk menambahkan banyak karyawan sekaligus ke dalam sistem. Dengan metode ini, HR dapat mengunggah file Excel yang berisi data karyawan, sehingga proses input menjadi lebih cepat dan efisien.
Berikut langkah-langkahnya:
Step 1 : Buka Menu Daftar Karyawan
Pada Menu Karyawan, pilih Daftar Karyawan, klik "+ Tambah Karyawan", dan klik "Upload Karyawan"
Step 2 : Unduh Template Excel
klik "Download Excel" untuk download format excel yang akan digunakan dalam mengisi data master karyawan
Buka file yang telah diunduh, lalu isi data karyawan sesuai dengan kolom yang tersedia. Pastikan semua data telah diisi dengan benar agar tidak terjadi error saat proses upload
Step 3 : Mengisi Format Excel Master Karyawan
Nama Lengkap Karyawan : Isi nama karyawan
User ID : Isinya harus angka, tidak boleh menggunakan angka 0 didepan, dan sesuai dengan ID mesin absen finger print yang digunakan. Jika tidak memakai mesin absen finger print, maka bisa diisi dengan NIK karyawan.
Nomor Induk Karyawan : Isi nomor induk karyawan
Alamat : Isi alamat karyawan
Alamat Domisili : Isi alamat domisili karyawan
Tempat Lahir : Isi tempat lahir karyawan
Tanggal Lahir : Isi tanggal lahir karyawan, dengan format dd/mm/yyyy
Nomor HP : Wajib diisi. Apabila tidak memiliki Nomor HP, bisa diisi (-)
Email : Wajib diisi. Pengisian email harap mengikuti format yang benar (menggunakan tanda '@'). Contohnya: [email protected]. Format huruf wajib menggunakan huruf kecil
Kode Area : Isi kode area yang sudah di buat
Kode Divisi : Isi kode divisi yang sudah di buat
Kode Job Title : Isi kode job title yang sudah dibuat
Kode Level : Isi kode level karyawan. Kode ini dapat dilihat di Pengaturan > Settings > Area, Divisi, dan Jabatan
Status Karyawan : Isi status karyawan dengan pengisian : Tetap, Kontrak, Probation, Resign, atau Pensiun
Tanggal gabung : Isi sesuai dengan tanggal gabung karyawan
No NPWP : Isi sesuai dengan NPWP karyawan. Pengisian No NPWP tidak perlu menggunakan karakter "." dan "-"
PTKP Status : Isi sesuai dengan PTKP karyawan. Misalnya, K0, K1, K2, K3, TK0, TK1, TK2, TK3
Tipe Pajak : Isi dengan tipe pajak yang di pakai dalam perusahaan, misalnya : GrossUp, Gross, Nett
Tanggal Mulai PPh21 : Isi tanggal mulai PPh 21
Gaji Pokok : Isi gaji pokok
Kode Tunjangan : Isi kode tunjangan yang sudah dibuat. Jika terdapat lebih dari satu tunjangan, gunakan tanda koma (',') sebagai pemisah dan case sensitif. Contoh : THR,Bonus (Opsional, masih bisa ditambahkan melalui menu Pembaruan Tunjangan)
Kartu Identitas : Isi kartu identitas karyawan (KTP, SIM A, SIM C, PASPOR)
Nomor Identitas : Isi nomor identitas sesuai dengan kartu identitas yang dipakai
Jenis Kelamin : Isi jenis kelamin karyawan, opsinya adalah Laki - Laki, Perempuan
Status Pernikahan : Belum Menikah, Menikah, Cerai Hidup, Cerai Mati
Agama : Katolik, Protestan, Buddha, Hindu, Khonghucu, Islam
Status Pekerjaan : Opsional
Periode Penggajian : Pilih periode penggajian. Terdapat tiga opsi, yaitu Bulanan, Mingguan, Harian
Saldo Awal PPh21 : Opsional
Saldo Awal Gaji : Opsional
Nomor BPJS Kesehatan : Isi Nomor BPJS Kesehatan (opsional)
Kode BPJS Kesehatan : Isi kode bpjs kesehatan. Kode ini dapat di lihat di Menu Pengaturan> Settings > BPJS Kesehatan (opsional)
Tanggal efektif mulai BPJS Kesehatan : Jika Kode BPJS Kesehatan diisi, maka tanggal efektif mulai BPJS Kesehatan harus diisi
Ketik Nominal BPJS Kesehatan : Ketik Nominal BPJS diperlukan apabila basis pengali BPJS adalah 'Ketik Nominal'. Jika basis pengalinya bukan Ketik Nominal, maka kosongkan
Nomor BPJS Ketenagakerjaan : Isi Nomor BPJS Ketenagakerjaan (opsional)
Kode BPJS Ketenagakerjaan : Isi kode bpjs ketenagakerjaan. Kode ini dapat di lihat di Menu Pengaturan > Settings > BPJS Ketenagakerjaan (opsional)
Tanggal efektif mulai BPJS Ketenagakerjaan : Jika Kode BPJS Ketenagakerjaan diisi, maka tanggal efektif mulai BPJS Kesehatan harus diisi
Ketik Nominal BPJS Ketenagakerjaan : Ketik Nominal BPJS diperlukan apabila basis pengali BPJS adalah 'Ketik Nominal'. Jika basis pengalinya bukan Ketik Nominal, maka kosongkan
Saldo Awal Kuota Cuti : opsional
Nama Kontak Darurat : Isi nama kontak darurat dari karyawan tersebut (opsional)
Hubungan Kontak Darurat : Isi hubungan dengan kontak darurat (opsional)
No. Telepon Kontak Darurat : Isi no telepon kontak darurat karyawan (opsional)
Email Kontak Darurat : Isi email kontak darurat (opsional)
Tanggal Habis Kontrak/Probation : Jika status karyawan adalah probation atau kontrak, maka tanggal habis kontrak/probation wajib diisi.
Bank : Isi nama bank yang digunakan karyawan
No. Rekening : Isi No Rekening yang digunakan karyawan
Bank 2 : Ini nama bank apabila karyawan memiliki 2 bank
No. Rekening 2 : Isi No Rekening apabila karyawan memiliki 2 bank
Simpan Excel
Step 4: Unggah File Excel
Setelah semua data karyawan telah diinput ke dalam file Excel, kembali ke halaman Upload Karyawan di AqtiveHR.
Klik "Choose file" Pastikan file yang dipilih sesuai dengan format yang telah ditentukan agar sistem dapat memproses data dengan benar, lalu klik “Upload Excel”
